E-Mail-Archivierung für einzelne Mail-Adressen nach GoBD

Archivieren Sie Ihre E-mails revisionssicher?

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz hat der Gesetzgeber im Jahr 2011 die elektronische Rechnung mit der klassischen Papierrechnung gleichgesetzt. Seitdem konnte Rechnungen als pdf-Datei verschickt werden. Weil das zu schön war, gibt es seit dem 01.01.2015 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“.

Schonfrist, ja! Aber leider abgelaufen!

Immerhin gab es eine Schonfrist, aber seit 01.01.2017 gelten die Vorschriften uneingeschränkt! Diese besagen, dass grundsätzlich der gesamt Mail-Verkehr soweit durch diesen ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wurde samt Anhang zu archivieren ist. Die E-Mails sollen unverändert, vollständig, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sein. Gerade das Kriterium der Vollständigkeit legt nahe einfach alles zu speichern, denn anders kann ja der Nachweis nicht erbracht werden, dass nicht gerade relevante Korrespondenz gelöscht wurde. Angesichts der E-Mail-Massen ist eine Unterscheidung zwischen archivierungspflichtigen und nicht-archivierungspflichtigen E-Mails nahezu unmöglich.

Privatsphäre, Spam, Datenschutz – hier beginnt die Grauzone!

Dass Mitarbeiter möglichst nicht den Firmen-Account für private Mails nutzen sollten, hat sich inzwischen herumgesprochen. Dennoch: E-Mails vom Betriebsarzt bleiben Privatsache und Daten von Bewerbern dürfen auch nicht bis in alle Ewigkeit im Archiv lagern. Wäre noch der Spam, der jedes Mail-Archiv zum Überlaufen bringen kann und theoretisch eine Kostenfalle darstellen kann. Die Aufzählung zeigt, dass hier ein Konfliktpotential mit anderen Regelwerken besteht. Dann wäre noch zu erwähnen, dass branchenspezifisch – etwa bei Behörden oder Ärzten – Besonderheiten gelten können.

Archivierung in Outlook oder Thunderbird – meist nicht revisionssicher!

Spätestens, wenn es revisionssicher sein soll, müssen technisch ausgereifte Lösungen zur E-Mail-Archivierung her. Die Archivierung in Outlook oder Thunderbird genügt in der Regel nicht, weil die pst- oder xpi-Dateien relativ einfach zu manipulieren sind. Sinnvoll im Sinne der GoBD ist eine serverseitige Sicherung der E-Mails, damit nichts durchflutschen kann oder der Unternehmer im Nachhinein etwas ändern kann. Gerade Kleinunternehmer wie etwa Freelancer im Home Office stellt dies eine relativ große Hürde dar.

E-Mail-Archivierung für Kleinunternehmer mit nur einer E-Mailadresse

Die Zeit ist reif für eine E-Mail-Archivierung, die auch für Kleinunternehmer geeignet ist, die nur eine einzige E-Mail-Adresse sichern möchten.

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Disclaimer

Diese Informationen können keine Rechtsberatung zur E-Mail-Archivierung ersetzen. Es kann keine Haftung übernommen werden, dass alle Angaben die rechtliche Situation für den konkreten Einzelfall umfassend darstellen. Die Nutzung der Inhalte erfolgt auf eigene Gefahr des Nutzers. Es kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.

Quellen

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